Las tres aplicaciones de productividad gratuitas que ordenarán y harán tu vida mucho más cómoda este 2025

Vivimos inmersos en una sociedad frenética, repleta de tareas, llamadas, recados y citas, maremágnum de obligaciones que a muchos les resulta imposible ordenar, recordar y ejecutar. Cuando todavía no existían los teléfonos inteligentes, el refrán más manido era el de «si no llega la memoria, lo hace el papel y el lápiz», lo que invitaba a llevar siempre encima una agenda como garantía para recordarlo todo. La proliferación de los smartphones ha motivado que los desarrolladores crearan una cantidad ingente de aplicaciones de productividad, sabedores de su demanda por parte de los usuarios. ¿Si se vendían millones de agendas cada año, por qué no iban a utilizarse en formato digital? Ante la avalancha de variantes que ofrece internet, irrumpe la paradoja de la elección, concepto creado por el psicólogo Barry Schwartz para afirmar que, cuantas más opciones tenemos, más nos cuesta quedar satisfechos con la que finalmente elegimos. Para evitar debates y dudas, ¿cuáles serían las mejores? Los expertos en gestión del tiempo no terminan de posicionarse, indicando que son aquellas que mejor se adapten al usuario, aunque la experiencia de quien ha probado muchas, y la cantidad de veces que se repiten por internet, invitan a decantarse por tres.

Todoist

Sencillez, sincronización entre dispositivos y una versión gratuita a la que sacar mucho jugo. Todoist es una de las aplicaciones de productividad más recomendadas por los expertos y, solo en la Play Store (para teléfonos Android) suma más de diez millones de usuarios. Se trata de un programa que permite crear tareas y fijarlas en el día en que se deben completar. Por ejemplo: viernes, cortar el pelo a las 10 de la mañana. Con una interfaz sencilla e intuitiva, ese día se nos mostrará la cita. Una vez completada, solo hay que clicar encima para que desaparezca y pase al apartado de completados.

La aplicación también se puede programar para que cada mañana nos remita un correo electrónico con todo lo previsto para la jornada. Ofrece la posibilidad de crear proyectos y se puede tener operativa de manera simultánea en el teléfono móvil, ordenador y tableta, facilitando que podamos crear tareas estando en el puesto de trabajo o dando un paseo por la playa. Todoist cuenta con una versión de pago con un coste de 4 euros al mes, aunque su versión gratuita es más que suficiente para poner orden y ejecutar buena parte de los quehaceres diarios. Imprescindible para no olvidarse de nada.

Notion

Resulta difícil resumir las funciones que puede llegar a cubrir Notion, que suma otros 10 millones de usuarios solo en Android. Internet está repleto de tutoriales para sacarle el mayor partido a este software de gestión de proyectos, que prácticamente podría usarse para gestionar toda una vida. Se trata de una versión mejorada de Evernote, uno de los primeros programas estrella de este estilo. Funciona como una especie de cuaderno digital que permite fijar calendarios, listas, seguimiento de hábitos o hacer de cajón de sastre de un sinfín de cosas. Hay quien utiliza Notion incluso para la gestión de su empresa, la mayoría con su versión prémium, que arranca en 9,5 euros al mes. 

Hace unos meses ha incorporado un asistente de Inteligencia Artificial (IA) que muestra sugerencias de redacción, correcciones y traducciones. La comunidad ofrece plantillas gratuitas, que sirven para organizar la reforma de una vivienda, llevar un análisis diario de las finanzas personales, planificar un viaje por la Ruta 66 de Estados Unidos o para convertir la aplicación en un libro de recetas cocina. Los límites los pone la imaginación, incluso en la versión gratuita, que es más que suficiente y permite la sincronización entre teléfono, tableta y ordenador.

Google Calendar

El rey de los calendarios digitales para los usuarios de Android, que se puede sincronizar tanto con Todoist como con Notion. Es la manera más sencilla de no volver a olvidarte de una cita con el médico o del festival de Carnaval de la guardería. La aplicación permite crear diferentes apartados, que se distinguen por colores, dividiendo las cuestiones sanitarias, de las familiares o de las laborales, por poner un ejemplo, ya que se adapta a las necesidades del usuario. Lógicamente, se puede usar tanto en el teléfono móvil como en el ordenador y en tabletas. Google Calendar es gratuito y se puede utilizar en cualquier sistema operativo. También se pueden programar notificaciones de cada uno de los asuntos, posibilitando que la aplicación nos los recuerde con horas o días de antelación. 

Otras opciones

Expertos en planificación del tiempo afirman que, más que las aplicaciones, lo importante es el uso que se hace de ellas. De poco sirve descargárselas en el móvil si no se utilizan, por lo que también se requiere tiempo para sacarles partido. Es por este motivo que por internet ronda un meme que viene a decir que las personas más inteligentes son las que no necesitan más que el simple gestor de notas, que ya vienen instalados todos los móviles inteligentes. Hay quien los prefiere a otras aplicaciones para no liarse demasiado, ya que les permite guardar desde la lista de compra, apuntar las tareas de la semana o reflejar sus gastos mensuales.

Otros gurús tecnológicos destacan programas como Trello, pensado para gestionar trabajos en equipo; u otros de gestión del tiempo, que durante 30 o 45 minutos bloquean todas las aplicaciones del teléfono para que el usuario se centre en la tarea prevista. De ese estilo también abunda una inmensa cantidad de temporizadores de la técnica Pomodoro, que consiste en dividir el tiempo en de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, continuando con pausas más largas de 15 a 30 minutos cada cuatro pomodoros. De este estilo sobresalen apps como Forest, Pomotodo o Focus to do. Un mundo interminable de opciones que muchos han sondeado para acabar regresando al papel y al boli. Los expertos lo tienen claro: lo importante es optar por lo que mejor se amolda a uno mismo. Para aquellos que sí abracen la tecnología: Todoist, Notion y Google Calendar. 

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